Organiser un événement

Toute organisation d’événement sur le territoire de la Ville de Thuin doit être déclarée auprès de l’administration communale.

Cette démarche permet de :

• garantir la sécurité des participants et du public,
• coordonner la mobilité et les services de secours,
• limiter les nuisances pour les riverains,
• assurer le respect des règles communales et légales.

L’autorisation communale constitue donc une étape indispensable pour que votre événement se déroule dans de bonnes conditions.

Quels événements sont concernés ?

La demande concerne tous les événements accessibles au public, qu’ils soient de petite ou de grande ampleur :

• brocantes, fêtes de quartier, ducasses,
• activités sportives ou culturelles,
• concerts, spectacles, cortèges et manifestations folkloriques,
• ou toute autre activité ouverte au public.

⚠️ Il est important de distinguer :

Événement public : ouvert à toute personne qui souhaite y participer (même si une inscription ou un droit d’entrée est demandé).

Événement privé : organisé dans un cadre strictement familial ou entre amis, sans accès possible au public extérieur.

Les événements privés (par exemple un mariage ou un anniversaire à domicile) ne nécessitent pas d’autorisation, sauf s’ils se déroulent sur le domaine public ou s’ils entraînent des nuisances particulières (musique amplifiée, blocage de voirie,...).

La simple mention « soirée privée » sur une affiche, une invitation ou à l’entrée d’un lieu ne suffit pas à qualifier un événement de privé si celui-ci reste en réalité accessible au public.

Délais et procédure

Afin de permettre une bonne préparation, la demande doit être introduite au minimum 2 mois avant la date prévue de l’événement.

Passé ce délai, la Ville peut refuser la demande sans justification, faute de temps pour en assurer une analyse correcte.

Pourquoi un délai de 2 mois ?

Parce que l’examen d’un dossier nécessite plusieurs étapes :

1. Analyse par différents services communaux (mobilité, travaux, environnement, planification d’urgence,...),
2. Consultation d’acteurs extérieurs lorsque nécessaire (la zone de police Germinalt, la zone de secours ZOHE, le SPF Santé, le DNF – Département Nature et Forêt, l'AWaP – Agence wallonne du Patrimoine,...),
3. Vérification de la compatibilité avec d’autres activités prévues le même jour ou dans le même périmètre
4. Présentation de la demande au Collège communal, qui se réunit une fois par semaine.

Pour les événements de grande ampleur, une Cellule d’Analyse d’Événements (CAE) doit également être mise en place. Cette cellule réunit les différents services et partenaires de la sécurité afin d’évaluer les risques et de définir les mesures à appliquer.
Il est d’ailleurs conseillé, pour ce type d’événement, d’introduire la demande au moins 3 mois avant la date prévue, afin de garantir une préparation complète.

Formulaire de demande

Un formulaire est disponible pour introduire officiellement votre demande : 

📄 Télécharger le formulaire de demande d’organisation d’un événement (PDF)

Le formulaire doit être renvoyé au secrétariat communal, complété de la manière la plus précise possible, soit par e-mail à [email protected], soit en version papier par voie postale ou par dépôt en mains propres (Grand'Rue, 36 - 6530 Thuin - au 1er étage).

Afin de permettre une analyse correcte et rapide, il est indispensable d’y joindre tous les éléments utiles, tels que :

• le programme détaillé de l’événement,
• un plan des installations (chapiteaux, podiums, tentes, tonnelles, postes de secours, points d’accueil, sanitaires,...),
• les parcours des activités prévues (randonnée, VTT, cortège, course,...),
• la liste des partenaires impliqués (forains, foodtrucks, exposants, associations,...),
• les autorisations spécifiques éventuelles (DNF, AWaP, ou autres selon le cas).

Une version en ligne, permettant de compléter et envoyer directement le formulaire via le site internet de la Ville, sera disponible dans les prochains mois.